Indexering/Metadatering


Goed digitaliseren valt of staat met de manier van structurering van de gedigitaliseerde collecties. GMS heeft ervaren specialisten in dienst om samen met de klant de juiste structuur aan te brengen in uw gedigitaliseerde collecties. Ook is GMS in staat om structuren te genereren die vereist zijn om archiefcollecties in DMS-systemen en beeldbanken te implementeren.

Het structureren van de digitale collecties is een aspect wat voorafgaand aan de digitalisering dient plaats te vinden. De structurering kan op basis van diverse methodes:

- 'Embedded' metadata aanbrengen in het bestand
- Genereren van indexdatabases
- Aanmaken van XML-files met metadata die aan het betreffende bestand gekoppeld kunnen worden
- Aanmaken van bestandsnamen welke refereren naar de inhoud
- Aanmaken van bestandsnamen welke refereren naar het fysieke/printed paginanummer
- Aanmaken van mappenstructuren

-'Embedded' metadata aanbrengen in het bestand:

Het aanbrengen van metadata in het bestand heeft als voordeel dat de metadata applicatieonafhankelijk aanwezig is in het bestand. Het realiseren van deze metadata kan op diverse wijzen:

- in de eigenschappen van het bestand
- als stempel/watermerk/voorblad
- in de eigenschappen van PDF-(A-1a/1-b) bestanden
- Als IPTC-tags
- Als bookmark

- Genereren van indexdatabases

Indexdatabases zijn te koppelen aan beeldbanken, Microsoft Sharepoint, DMS-Systemen. Daarnaast zijn deze databases in de meeste gevallen op vrij eenvoudige wijze te raadplegen zodat additionele software niet (direct) noodzakelijk is.

Het genereren van indexdatabases wordt gerealiseerd op basis van gescande informatie. De 'te extraheren' gegevens kunnen automatisch, semi-automatisch of handmatig naar databasebestanden worden weggeschreven. Deze ontsluitmethode wordt vaak gebruikt voor bijvoorbeeld persoonskaarten.

- Aanmaken van XML-files met metadata die aan het betreffende bestand gekoppeld kunnen worden.

XML is een methode om op basis van vaste definities metadata te koppelen aan images. De bestandsnaam en directorystructuur zijn identiek aan de structuur van de refererende images. Op die manier kan de metadata automatisch getoond worden bij de afbeelding. Het is mogelijk deze metadata in te voegen in de XML welke gebruikt wordt om de OCR-teksten en coordinaten te ontsluiten.