Auteursrecht en digitaliseren van uw erfgoedinstelling

Auteursrecht; hoe ga ik hier mee om als erfgoedinstelling?

Door: Cees Groenendijk op 16 december 2015

Auteursrecht, wat is het en waar moet u als culturele erfgoedinstelling aan denken bij het digitaliseren en online beschikbaar stellen van collecties? Dat leest u in dit artikel.

Auteursrecht is simpel gezegd het beschermen van het originele werk dat iemand heeft gemaakt. Het werk kan dus niet zomaar door derden gedigitaliseerd of verveelvoudigd worden. Daarom is het van belang dat erfgoedinstellingen hier rekening mee houden wanneer zij een collectie digitaal beschikbaar willen stellen.

Wat betekent dit voor digitalisering?

Doordat vrijwel iedereen de beschikking heeft over een PC met internetaansluiting is het zeer eenvoudig om bestanden te kopiëren en te downloaden of uploaden. Iets dat in strijd is met de Auteurswet gezien het feit deze wet dit erkend als verveelvoudigen en openbaar maken. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er regelmatig problemen ontstaan tussen wat de Auteurswet toestaat en de mogelijkheden die de huidige technologie biedt. Gelukkig is men op nationaal en Europees niveau bezig om de Auteurswet om te vormen naar een wet van deze tijd.

Wat maakt Auteursrecht belangrijk voor u als erfgoedinstelling?

Vanzelfsprekend krijgen culturele instellingen die op het punt staan collecties digitaal beschikbaar te stellen te maken met Auteursrecht. Maar het werk in bezit hebben betekent niet dat de culturele instelling daarmee ook het Auteursrecht in handen heeft. Hiervoor moet het Auteursrecht worden overgedragen aan de culturele instelling wat in de wandelgangen wordt benoemd als ‘clearen van de rechten’. Om dit te realiseren vraagt men toestemming aan de rechthebbende of nabestaanden daarvan. Door middel van het verlenen van licenties kunnen beide partijen tot een akkoord komen over het verveelvoudigen en openbaar maken van het werk.

Is dit in alle gevallen van toepassing?

Nee, er zijn rechthebbenden die er bewust voor hebben gekozen om hun rechten niet zelf te beheren. Zij regelen dit met collectieve beheersorganisaties (CBO’s) die in ruil voor een lidmaatschap de Auteursrechten beheren van de rechthebbende. Daarmee krijgen de CBO’s het recht om de belangen te behartigen van het Auteursrecht van desbetreffende persoon. De CBO’s zijn op hun beurt weer onder te brengen in de Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren (VOI©E), de brancheorganisatie van de CBO’s.

Blik op de toekomst

Het kabinet heeft aangekondigd een wetsvoorstel voor te bereiden over Extended Collective Licensing (ECL) dit houdt in dat het voor erfgoedinstellingen mogelijk wordt om auteursrechten voor een bepaalde tijd over te nemen van CBO’s. Waardoor een overeenkomst met deze partijen in de toekomst vrijwaring biedt voor auteursrechtelijke claims.

De auteursrechtelijke drempels voor digitale toegankelijkheid worden hiermee verlaagd. Dit is uitstekend nieuws voor erfgoedinstellingen en alle andere partijen die erfgoed gebruiken voor onderzoek en andere doeleinden.

Ik wil een collectie digitaliseren, waar begin ik?

U bent zeker niet de enige die zich dit afvraagt, daarom is het volgende stappenplan opgesteld:

Zorg voor een globale analyse van de collectie: waar bestaat de samenstelling uit en hoe belangrijk is het Auteursrechtelijke aspect?

Maak op basis van de analyse strategische keuzes en vorm hiervoor een beleid.

De voorbereiding geschiedt als volgt: maak gebruik van de middelen die het management beschikbaar stelt. Vorm een team van medewerkers, richt de procedures op en maak keuzes die van belang zijn voor de uitvoering.

Voer de activiteiten precies zo uit zoals ze in voorgaande stappen zijn ontstaan.

Blik terug op de uitvoering: wat werkt en wat kan er beter? Is het noodzaak dit aan te passen en zo ja hoe?