Personeelsdossiers digitaliseren; wat zegt de wet hier over?

Door: Lianne Groenendijk op 14 september 2016

Deze blog is een vervolg in onze blogserie over digitaliseren en de wetgeving op dit vlak. In deze blog gaan we dieper in op het digitaliseren van personeelsdossiers. Hoe pakt u dit aan, welke keuzes kunt u maken en hoe zorgt u dat u voldoet aan de wetgeving die van toepassing is?

Het digitaliseren van personeelsdossiers roept meestentijds nogal wat vragen op. Logisch, want het is een transitie die je goed wilt doen. Meer dan eens zien we dat het digitaliseren van de HR-dossiers als een ‘health check’ van de dossiers wordt gezien. Terecht, wat ons betreft.  Hoe zorg je er echter voor dat je compliant bent met wetgeving die bijvoorbeeld vereist dat gegevens authentiek moeten zijn (om rechtsgeldigheid te behouden) en wat te doen met de minimale en maximale bewaartermijn van stukken binnen dossiers?

Rechtsgeldigheid

Hoe weet ik zeker dat mijn stukken in het gescande (ook wel ‘geconverteerde’) dossier in digitale vorm rechtsgeldigheid behouden? Kun je dit überhaupt zeker weten of zwart op wit krijgen? Het antwoord is JA!

Allereerst is het van belang dat u weet bij wie u deze rechtsgeldigheid moet claimen. In het geval van HR-dossiers is dit de Belastingdienst. De afdeling EDP van de Belastingdienst kan bevestigen of gedigitaliseerde archiefstukken rechtsgeldig zijn.

In de basis stelt de Belastingdienst de volgende eisen aan zowel het digitaliseringsproces als het resultaat:

– U zet alle gegevens over.
– U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
– U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
– U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re) produceren en leesbaar maken.
– U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
– U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

De volledigheid van de stukken dient volledig geborgd te zijn. Dit is een absoluut uitgangspunt. Echter, niet alle kwalitatieve eisen zijn 100% absoluut. In theorie zou bijvoorbeeld ‘inhoudelijk juist overnemen van de gegevens’ een verschil in interpretatie kunnen zijn. Is een zwart-wit scan ‘inhoudelijk juist’? De ervaring heeft ons geleerd dat de beeld technische kwaliteit van scans minimaal moet voldoen aan de volgende eisen:

-300 DPI Resolutie
-24 Bit RGB Kleur
-Bestandsformaat JPG10-12, PDF of PDF/a, met een minimale JBIG10 Compressie.
-Geen toepassing van compressie over compressie

Als u een proefdossier heeft gescand of laten scannen, kunt u contact opnemen met de afdeling EDP van de Belastingdienst om goedkeur te bevragen. Behalve de proef, dient inzage te worden gegeven in het proces van conversie. Dit betekent dat rechtsgeldigheid op basis van de proef en het omschreven proces gegarandeerd kan worden. De verantwoording dat zowel het proces als het resultaat daadwerkelijk (blijven) voldoen, ligt bij uzelf.  Behalve deze goedkeur  adviseren wij u om dit wat breder te trekken en ook bijvoorbeeld uw Accountant en het UWV (verzuimregistratie) te informeren en bevragen.

Bewaarplicht

Als het gaat om wettelijke bewaarplicht, komen we al snel op een inhoudelijk beleidsmatig vlak, wat in zowel een papieren- als digitale situatie gelijk is. Bepaalde stukken moeten een minimale periode bewaard worden, andere stukken moeten na een bepaalde periode vernietigd worden. Echter, verschilt de werkwijze in de digitale omgeving wel degelijk. De vraag die dan al snel speelt is hoe je het technisch zodanig vormgeeft dat de digitale workflow compliant, werkbaar (efficiënt) en betaalbaar blijft.

Het aggregatieniveau binnen een dossier is hierin zeer bepalend. Hiermee bedoelen we: gaan we duiding geven op dossierniveau en ontstaat er één dossier per personeelslid, of gaan we per administratief proces of handeling opsplitsen? In dat geval ontstaan er een aantal rubrieken waaronder alle administratieve stukken van een bepaald proces of handeling valt. Nog een niveau dieper reikt het opslaan en duiden op documentniveau, waarbij de individuele stukken allemaal duiding krijgen.

Opslaan op dossierniveau

Het scannen op dossierniveau is eenvoudig. De dossiers worden integraal gescand en er ontstaat één bestand waarin het gehele dossier is ondergebracht. Het nadeel is dat u nauwelijks versneld kunt zoeken en navigeren omdat er geen enkele duiding in de stukken is aangebracht. Alternatief is om te zoeken in de OCR-resultaten, maar vaak kost dit nog de nodige tijd.

Opslaan op rubriek of ‘tab’ niveau

Het opslaan op rubriek-niveau vergt meestentijds al wat meer voorbereiding. Is deze structuur namelijk al aangebracht in de opbouwfase van een fysiek dossier, dan zal alsnog gecontroleerd moeten worden of alle stukken juist geplaatst. Het kan ook zijn dat deze structuur er nog niet is, dan dient deze aangebracht te worden. Deze stappen kunnen overigens zowel fysiek als digitaal uitgevoerd worden.  Het voordeel van dit scenario is dat u sneller kunt navigeren binnen uw e-HRM oplossing naar de juiste stukken. Het nadeel is dat u ook in dit scenario geen optimaal records management beleid kunt toepassen.

Opslaan op documentniveau

Het opslaan op documentniveau is wat ons betreft het summum. Hiermee integreert u naadloos in uw HRM-oplossing. Ieder stuk krijgt duiding, zodat de stukken binnen uw HRM-oplossing ook daadwerkelijk worden herkend. Het is in veel gevallen wel aan te raden om behalve de duiding van de stukken ook aandacht te besteden aan de datum van de stukken. Met deze beide sleutels kunt u borgen dat u juist records management kunt plegen; stukken kunnen op deze manier (geautomatiseerd) bewaard blijven gedurende de minimale bewaartermijn en verwijderd worden na het verstrijken van de maximale bewaartermijn. Nadeel van deze werkwijze is dat het aggregeren op dit niveau bewerkelijk en daarmee duurder is.

Aanbevelingen

Het maken van keuzes is lastig. Laat staan het maken van de juiste keuzes. Een aantal aanbevelingen die wij doen:

1. Overweeg of u daadwerkelijk wilt gaan voor substitutie. Als gegevens snel irrelevant raken kunt u er ook voor kiezen om te digitaliseren en de dossiers als schaduwkopie goedkoop (extern) op te slaan.
2. Als u gaat opslaan op dossierniveau of rubriekniveau, moeten stukken na de maximale bewaartermijn verwijderd worden. Meer dan eens zien wij dat dit niet gebeurt, terwijl dit wel verplicht is. Als de kans aanwezig is dat de resources niet beschikbaar zijn om deze slag periodiek uit te voeren, adviseren wij u om de dossiers niet in het actieve, maar statische digitale archief op te slaan. Dit is wettelijk namelijk wel toegestaan.
3. Weeg de voor-en nadelen per aggregatieniveau op basis van uw situatie.
4. Als u de scans als vervanger wilt gebruiken van het fysieke origineel; zorg er voor dat u laat toetsen of rechtsgeldigheid geborgd is.
5. Laat u uw dossiers extern digitaliseren, zorg er dan voor dat u het integrale proces tot in detail uitgewerkt kunt aanleveren bij de Belastingdienst voor de toetsing.
6. Controleer of het proces zo wordt uitgevoerd als vooraf beschreven.
7. Voer steekproefcontroles uit op basis van de AQL-norm en documenteer de uitkomst van deze proeven.
8. -Beleg vooraf de verantwoordelijkheden zodanig dat u zeker weet dat aspecten als volledigheid geborgd zijn, maar ook gecorrigeerd wordt als dit niet het geval blijkt na controle.
9. Kijk breder dan alleen het digitaliseringsproces; personeelsdossiers bevatten privacygevoelige informatie en persoonsgegevens. Ga na hoe dit geregeld is bij selectie van een scan partner. Certificeringen (ISO 27001, 9001) zijn hierin belangrijke graadmeters.

Lianne Groenendijk Lianne is als accountmanager onder andere verantwoordelijk voor het afleggen van klantbezoeken en het onderhouden van klantrelaties. Zij staat u deskundig te woord over het digitaliseren van uw archief.