Documenten

Binnen overheden en bedrijven is het nieuwe werken een zeer actueel thema. Een belangrijke voorwaarde voor het nieuwe werken is dat alle informatie altijd en overal digitaal toegankelijk is. GMS draagt hieraan bij door de documenten te digitaliseren. Wij digitaliseren uw documenten zodanig zodat we ze in een perfecte structuur kunnen aanleveren.
Cees Groenendijk Algemeen Directeur c.groenendijk@gmsnl.com 078-6931300
Cees Groenendijk

Documenten digitaliseren

Het digitaliseren van uw documenten betekent een ruimtebesparing voor uw archief. Daarnaast beveiligt u uw documenten ook tegen brand- en waterschade. De belangrijkste reden echter om te digitaliseren is de efficiëntie die u hiermee behaald. Door de digitalisering van uw documenten zijn deze in een paar klikken terug te vinden.

Technologie

GMS heeft veel ervaring in het digitaliseren van documenten. Voor veel gemeenten en corporate bedrijven digitaliseert GMS documenten en archieven als de gemeente Rotterdam en organisaties als BP en Heineken.

Het terug vinden van dat ene document is belangrijk. GMS zorgt altijd voor een goede vindbaarheid in uw digitale archief. Dit doen wij door middel van barcodes, patchcodes, PDF Metadata en mappenstructuren. Voordat GMS start met het digitaliseren van uw documenten, maakt GMS allereerst een gedegen plan van aanpak. Dit gebeurt altijd in samenspraak met de opdrachtgever.

Een greep uit de mogelijkheden

GMS digitaliseert voor u onder andere de volgende documenten:

- Personeelsdossiers
- Bouwdossiers
- Patiëntendossiers
- Bedrijfsadministratie
- Losbladige archiefcollecties

Heeft u documenten die u wilt laten digitaliseren door GMS? Neem dan gerust contact met ons op en laat u informeren over de mogelijkheden.

Het digitaliseren van dossiers en documenten

  • 1Projectplan
    Projectplan GMS maakt voor ieder project een speciaal projectplan. Het is, zeker als het gaat om dossiers en documenten, van essentieel belang om het project, met daarbij de eisen en wensen, goed af te kaderen. Data, afspraken en deadlines worden hierin verwerkt.
  • 2Inname materialen
    Inname materialen Naar aanleiding van het projectplan worden de materialen vervoerd en ingenomen bij GMS. De kaders worden nogmaals afgestemd en bij goedkeuring vangt GMS aan met het project.
  • 3Uitvoering en substitutie
    Uitvoering en substitutie GMS digitaliseert conform de eisen. Wanneer dit afgesproken is, voert GMS het project uit conform de eisen van substitutie. Extra controles op inhoud, kwaliteit en indexering worden gepleegd om te voldoen aan de substitutie-eisen. GMS is als één van de weinige partijen om te voldoen aan de strenge eisen van substitutie.
  • 4indexering, structurering en afhandeling
    indexering, structurering en afhandeling de indexering is van groot belang bij het scannen van dossier- en document archieven. Snelle raadpleegbaarheid en directe toegankelijkheid zijn belangrijk. Dankzij een goede indexering is dit mogelijk. GMS ziet hierop toe.

Gerelateerd