Digitalisering van de Bouwvergunningen

Zoals u weet, digitaliseert GMS al jaren bouwdossiers voor verschillende gemeenten en archiefdiensten. De Gemeente Valkenswaard is een tevreden klant van GMS, die onlangs een project heeft laten uitvoeren. Onderstaand een weergave van hun ervaring met GMS:

In Valkenswaard zijn de bouwdossiers van 1934 tot 1992 na twintig jaar aan overbrenging naar de archiefbewaarplaats toe. Ons college van burgemeester en wethouders heeft op verzoek van het Regionaal Historisch Centrum in Eindhoven (RHCe), begin 2011 besloten om deze dossiers digitaal over te gaan brengen naar het nog te realiseren E-depot van het RHCe.

Nadat de gemeenteraad vervolgens akkoord had gegeven op het voorgestelde budget zijn in 2012 twee aanbestedingen gestart; één voor het scanklaar maken van de fysieke bestanden en één voor het daadwerkelijk digitaliseren van de fysieke bestanden.

Met betrekking tot de digitalisering van de bestanden is in oktober 2012 de opdracht gegund aan GMS in Alblasserdam. Een periode hebben we intensief samengewerkt om een optimaal project te realiseren. Hierbij zijn mooie resultaten behaald.

Zo is het Handboek substitutie opgesteld waarop het RHCe positief heeft geadviseerd. Op basis van dit handboek heeft het college een besluit tot substitutie genomen. Na de controle van de scans zullen de originelen worden vernietigd.

“Momenteel is het totale te bewaren bouwvergunningenbestand over de periode 1905-1992 gedigitaliseerd. Dit betreft ruim 14.000 dossiers. We zijn daarbij erg te spreken over de beeldkwaliteit van de scans. Bij het scannen van bouwvergunningen is ook de OCR (Optical character recognition) toegepast, waardoor de documenten doorzoekbaar zijn op de getypte informatie.” aldus Dhr Koenen, Consultant binnen de Gemeente Valkenswaard.

“Momenteel zijn we nog bezig met de laatste kwaliteitscontroles en herstelacties, maar we zijn tevreden over de resultaten tot nu toe.”

Dankzij de tevredenheid van de Gemeente Valkenswaard heeft GMS ook de burgelijke stand boeken mogen digitaliseren van de Gemeente Valkenswaard.