Privacy centraal tijdens digitalisering

Het proces van analoog naar digitaal is altijd ingrijpend. Vooral als de bedrijfsprocessen gewoon moeten doorgaan, zoals bij Volkswagen Pon Financial Services (VWPFS). Daar digitaliseerde GMS kort geleden tienduizenden privacygevoelige financiering- en leasecontracten van Volkswagen Bank. Vanzelfsprekend mocht niemand daar last van ondervinden…

WVPFS levert door haar specialisme, vakkennis en ervaring voor iedereen automotive toegesneden, financiële, verzekerings- en leaseproducten. In feite is VWPFS de stille motor achter verschillende bedrijven die de hele keten van importeur tot eindgebruiker van de auto voor haar rekening nemen. Logisch dat zo´n bedrijf grootschalige archieven bezit. Eén van de meest dynamische en relevante archieven is het bestand met financiering- en leasecontracten van Volkswagen Bank. Dynamisch omdat de raadpleegfrequentie en het toevoegen of wijzigen van informatie binnen de dossiers onderdeel is van de dagelijkse werkprocessen.

Business

Voor VWPFS waren ruimtegebrek, maar ook het verhogen van efficiency de belangrijkste drijfveren voor de transitie van analoge dossiers naar digitale informatiestromen. Daarbij werd als voorwaarde gesteld dat de dagelijkse business tijdens deze omslag geen verstoring mocht ondervinden. Met andere woorden: als de business dossiers nodig had, moesten deze met voorrang worden gescand. Een ander, relevant aandachtspunt betrof de privacygevoelige klantinformatie vanuit de vele financiering- en leasecontracten. Deze moest met grote zorg en conform de strenge richtlijnen, behandeld worden. Op basis van ons plan van aanpak, koos VWPFS kort geleden voor ons.

Strak en snel

Een terechte keuze, omdat GMS inmiddels heeft laten zien in zeer korte tijd gevraagde dossiers aan te kunnen leveren. Op sommige dagen waren dit zelfs 250 dossiers, die naast het reguliere scanproces, fysiek moesten worden opgezocht, gescand en aangeleverd via de FTP-server van GMS. Het totale project bevatte de digitalisering van circa 1.800.000 documenten. Tijdens het scanproces behaalde GMS een doorvoer van circa 300.000 documenten per week. Door een strakke planning en een goede samenwerking met VWPFS, zijn we erin geslaagd het integrale project in circa 6 weken uit te voeren. Vanzelfsprekend hebben we tijdens dit project de policy met betrekking tot het omgaan met vertrouwelijke informatie toegepast en bewaakt.

Door haar archief te digitaliseren, legt VWPFS een nieuw fundament voor nieuwe efficiënte digitale werkprocessen. Nieuwe dossiervorming vindt sindskort plaats via een digitale workflow. Hierdoor realiseert VWPFS een snellere en efficiëntere service.