Geld besparen op langere termijn? Digitalisering maakt het mogelijk!

Door: Bram Groenendijk op 30 januari 2019

Digitalisering is een arbeidsintensief en vaak langdurig traject. Desondanks is digitalisering het overwegen waard. In deze blog gaan we in op de financiële voordelen die digitalisering op langere termijn met zich meebrengt.

Tijd is geld

Het opzoeken van papieren documenten is altijd een tijdrovende zaak. Het duurt te lang om het juiste document te vinden en om het document uiteindelijk weer op de juiste plek te archiveren. Volgens een onderzoek van PricewaterhouseCoopers (PwC) duurt dit gemiddeld 7 minuten per keer.
Het is nog tijdrovender wanneer een document niet op correcte wijze is gearchiveerd. Uit hetzelfde onderzoek van PwC is gebleken dat een medewerker mogelijk een aantal uur bezig is met het herstellen en opnieuw archiveren van een zoekgeraakt document. Uiteraard is dit afhankelijk van de grootte van het desbetreffende papieren archief. Werkzaamheden als deze leiden tot onnodige personeelskosten, doordat de werkuren niet efficiënt worden besteed. Bovendien gaat gemiddeld maar liefst 10 procent van de omzet op aan het verwerken van informatie.

Er kan dus niet alleen geld worden bespaard, maar ook veel tijd, moeite en frustratie, met behulp van de digitalisering van documenten. Met digitaal toegankelijke documenten wordt informatie terugvinden en uitwisselen eenvoudiger. Daarnaast kan digitale informatie op gemakkelijke wijze snel worden verwerkt.

Geld besparen én duurzaam ondernemen

Er gaat veel papier in omloop op kantoor. Velen kunnen het niet laten om de printknop meerdere malen per dag in te drukken. Een gemiddelde kantoormedewerker print ongeveer 10.000 pagina’s per jaar. PwC noemt in het onderzoek dat er gemiddeld maar liefst 19 kopieën van ieder papieren document worden gemaakt, ofwel overbodig printgedrag. Digitalisering van documenten betekent dus tevens minder kosten voor het printen en de opslag van documenten. Bovendien kan een bedrijf op deze manier papierverspilling tegengaan en duurzamer ondernemen, alsook ruimte besparen ten opzichte van de archiefopslag.

Alle kostenbesparingen op een rijtje:

Besparing van personeelskosten door efficiëntere besteding van werkuren.

Tijdbesparing omtrent incorrect opgeslagen documenten.

Geldbesparing door het voorkomen van overmatig printen en kopiëren.

Ruimtebesparing en geldbesparing ten opzichte van de archiefopslag.

Geldbesparing ten opzicht van het verwerken van informatie.